Die jährliche Betriebskostenabrechnung führt häufig zu Nachfragen oder Zweifeln. Um die Richtigkeit von Nachzahlungen oder angepassten Vorauszahlungen zu prüfen, reicht das Abrechnungsschreiben allein oft nicht aus. Hier greift das zentrale Kontrollinstrument des Mietrechts: die Belegeinsicht.

In diesem Artikel erläutern wir die aktuelle Rechtslage gemäß § 556 BGB, den Umgang mit digitalen Scans und die Formvorgaben für die Belegvorlage.

1. Grundlagen: Information vs. Kontrolle

Im Mietrecht gilt ein bewährter Grundsatz zur Arbeitsteilung:

• Die Betriebskostenabrechnung dient der Information. Sie muss Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und den Mieteranteil klar ausweisen.

• Die Belegeinsicht dient der Kontrolle. Sie versetzt den Mieter in die Lage, die Richtigkeit der Angaben zu verifizieren.

Wichtige Folge: Ein Mieter darf nicht pauschal auf die Belegeinsicht verwiesen werden, wenn die Abrechnung selbst unverständlich ist. Umgekehrt muss der Mieter bei Zweifeln (z. B. Kostensteigerungen) zunächst Einsicht nehmen, bevor er weitergehende Erläuterungen verlangen kann.

Das Einsichtsrecht nach § 556 Abs. 4 BGB

Gemäß § 556 Abs. 4 S. 1 BGB n.F. ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren. Ein besonderes Interesse muss der Mieter nicht nachweisen; das allgemeine Kontrollinteresse genügt.

2. Form der Belege: Original vs. Digital

Ein zentrales Thema der aktuellen Rechtslage ist das Verhältnis von physischen Originalen zu digitalen Kopien.

Vorrang des Originals bei analogen Belegen

Trotz Digitalisierung gilt: Liegen Belege beim Vermieter physisch vor, hat der Mieter weiterhin einen primären Anspruch auf Einsicht in diese Originalbelege.

• Fotokopien/Ausdrucke: Diese sind bei analogen Unterlagen nur ausnahmsweise zulässig (z. B. bei großer Entfernung oder Krankheit gem. § 242 BGB).

Die Regelung für Scans (§ 556 Abs. 4 S. 2 BGB)

Wird das Büro „papierlos“ geführt, gestattet das Gesetz die Einsichtnahme in digitale Scans. Es gelten jedoch strenge Anforderungen (Rechtsgedanke des § 126b BGB):

1. Authentizität: Scans müssen Dokumente unverändert und originalgetreu wiedergeben.

2. Risikoverteilung: Zweifel an der Echtheit (z. B. unleserliche Notizen) gehen zulasten des Vermieters.

3. Rügepflicht des Mieters: Der Mieter muss Fehler (fehlende Seiten, unleserliche Dateien) innerhalb der Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB) melden.

“Digital Born” – Belege ohne Papierform

Erhält der Vermieter Rechnungen bereits digital (z. B. per E-Mail), reicht die Bereitstellung dieser digitalen Kopie (z. B. in einem Datenraum) aus. Ein Anspruch auf physische Ausdrucke besteht hier meist nicht.

3. Umfang der Einsicht und Schwärzungen

Der Mieter muss die Abrechnung rechnerisch und inhaltlich lückenlos nachvollziehen können.

• Keine pauschalen Schwärzungen: Informationen, die für das Verständnis der Kosten relevant sind, müssen offenliegen.

• Nutzerdaten Dritter: Bei verbrauchsabhängigen Kosten ist die Einsicht in Einzelverbrauchsdaten anderer Mieter zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), um die Gesamtsumme zu prüfen.

• Drittverträge: Verträge mit Dienstleistern (z. B. Hausmeister) müssen grundsätzlich offenliegen, sofern sie die Basis für die umgelegten Kosten bilden.

Wann darf geschwärzt werden? Nur bei Angaben ohne Relevanz für den Mieter (z. B. Positionen für andere Liegenschaften auf einer Sammelrechnung).

4. Ort der Einsichtnahme und Kopien

Ohne individuelle Vereinbarung gilt der Sitz der Verwaltung als Erfüllungsort (§ 269 BGB).

• Anspruch auf Kopien: Ein gesetzlicher Anspruch auf Zusendung besteht nur in Härtefällen (Unzumutbarkeit). Primär schuldet der Vermieter die Gewährung der Einsichtnahme vor Ort.

• Datenschutz: Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO ergänzt das mietrechtliche Einsichtsrecht, ersetzt aber nicht die Prüfung der Rechnungen Dritter.

5. Folgen der Verweigerung

Verweigert der Vermieter die Einsicht zu Unrecht (z. B. durch unleserliche Scans oder unzulässige Schwärzungen), kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen.

Die Konsequenz: Der Mieter kann Nachzahlungen und laufende Vorauszahlungen einbehalten, bis die Einsicht ordnungsgemäß gewährt wurde. Ein Zahlungsverlangen des Vermieters ist in diesem Stadium treuwidrig (§ 242 BGB).

Fazit

Die Belegeinsicht bleibt das effektivste Mittel zur Prüfung der Betriebskosten. Mieter müssen sich nicht mit unzureichenden Scans abspeisen lassen. Gleichzeitig erleichtert das Gesetz Vermietern den Umstieg auf digitale Archive, sofern die Authentizität gewahrt bleibt.

(Stand: Januar 2026 | Grundlage: BGB § 556 n.F. und aktuelle Rechtsprechung)