Auf dieser Seite finden Sie die Datenschutzerklärung für Mandant:innen sowie die Datenschutzerklärung für notarielle Dienstleistungen.

Datenschutzerklärung für Mandant:innen

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:

Reitner Kinscher GbR
Hauptstraße 11
45219 Essen

Tel: +49 2054 870799-0
Fax: +49 2054 870799-9
E-Mail: mail@reitnerkinscher.de

2. Erhebung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Im Rahmen der Bearbeitung von Mandaten verarbeiten wir personenbezogene Daten von unterschiedlichen Beteiligten.

a. Daten von Mandant:innen
Wenn Sie uns ein Mandat erteilen, erheben wir die folgenden Daten:

  • Ihren Vornamen und Nachnamen nebst Anrede
  • Ihre Anschrift
  • Ihre Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • Ihre persönliche E-Mail-Adresse
  • alle Informationen, die für Ihre Beratung, die Durchsetzung und/oder Verteidigung Ihrer Rechte des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • um Sie als Mandant:in identifizieren zu können
  • um mit Ihnen korrespondieren und/oder sonst in Kontakt treten zu können
  • um Sie verantwortungsvoll und erfolgreich anwaltlich beraten und vertreten zu können
  • um bei Ihrer Rechtsschutzversicherung (soweit vorhanden) eine Deckungsanfrage zu stellen
  • um ggf. einen PKH- oder VKH-Antrag für Sie stellen zu können
  • zur Rechnungsstellung
  • um eventuelle Haftungsansprüche Ihrerseits gegen uns abwickeln zu können
  • um etwaige (Zahlungs-)Ansprüche unsererseits gegen Sie verfolgen und durchsetzen zu können
  • zur Durchführung einer wirksamen Kollisionskontrolle.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unserer Mandatierung durch Sie bzw. aufgrund Ihrer Anfrage. Sie ist zu den zuvor genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

b. Daten von Anfragenden
Bei Fragen jeglicher Art können Sie uns per E-Mail schreiben oder per Telefon anrufen. Die Datenverarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme erfolgt auf Ihre Anfrage hin und beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

c. Daten von Gegner:innen und sonstigen Beteiligten
Im Rahmen der Bearbeitung der Mandate verarbeiten wir auch personenbezogene Daten von Gegner:innen und sonstigen Beteiligten. Dabei handelt es sich um die personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung der Mandate erforderlich sind, in der Regel Stammdaten, Kontaktinformationen und mandatsspezifische Informationen.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt zum Zwecke der Ausführung unserer beauftragten Tätigkeit und dient ausschließlich der Erfüllung dieser Tätigkeit.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der anwaltlichen Leistungserbringung.

Die Daten können aus verschiedenen Quellen stammen. In der Regel werden diese durch den/die Mandant:in mitgeteilt oder die Daten ergeben sich aus Unterlagen des Mandats. In Einzelfällen erhalten wir Daten auch von Dritten.

3. Speicherung / Aufbewahrung
Die von uns im Rahmen der Mandatierung erhobenen personenbezogenen Daten werden mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die sich für uns als Rechtsanwälte aus § 50 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) ergibt (diese beträgt 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde), gespeichert bzw. aufbewahrt. Etwas anderes gilt dann, wenn wir aufgrund sonstiger gesetzlicher Bestimmungen (z.B. Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung bzw. Aufbewahrung verpflichtet sind (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO), Sie – zum Beispiel im Hinblick auf eine spätere Fortsetzung unserer Mandatsbeziehung – in eine längerfristige Speicherung bzw. Aufbewahrung Ihrer Daten eingewilligt bzw. uns zu einer solchen aufgefordert haben (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) oder sonstige rechtliche Gründe bestehen (z.B. zu Beweiszwecken für die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften) (Rechtgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die jeweiligen personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.

4. Weitergabe von Daten
Im Rahmen unserer Tätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen Dienstleistern, Kooperationspartnern, Behörden und sonstigen Dritten zusammen, die im Einzelfall personenbezogene Daten empfangen. Im Einzelnen handelt es sich um die folgenden Kategorien von möglichen Empfänger:innen:

  • IT-Dienstleister
  • TK-Anbieter
  • Anwaltssoftware-Anbieter
  • Zustelldienstleister
  • Kommunikationsdienstleister
  • Behörden und Institutionen
  • Parteien eines Rechtsstreits sowie deren Vertreter
  • Sachverständige
  • Unterbevollmächtigte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn

  • Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
  • die Weitergabe gesetzlich zulässig und für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)
  • für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
  • die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

5. Betroffenenrechte
Sie haben die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt. Der Widerruf hat nur zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
  • Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden oder wurden, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt werden oder wurden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Sie.
  • Recht auf Berichtigung (gem. Art. 16 DSGVO): Sie können unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern diese unvollständig sind.
  • Recht auf Löschung (gem. Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich ist zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke oder zur Geltendmachung Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (gem. Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Datennutzung verlangen, wir die Daten nicht länger benötigen, Sie jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (gem. Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (gem. Art. 77 DSGVO).

6. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Falls Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen wollen, richten Sie bitte eine entsprechende E-Mail an mail@reitnerkinscher.de.

7. Stand und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 01.04.2021. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu gegebener Zeit zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern und/oder anzupassen.

Datenschutzerklärung für notarielle Dienstleistungen

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Kai Philipp Kinscher mit Amtssitz in Essen. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortlicher
Notar Kai Philipp Kinscher
Hauptstraße 11
45219 Essen

Tel: +49 2054 870799-0
Fax: +49 2054 870799-9
E-Mail: mail@reitnerkinscher.de

Datenschutzbeauftragter
Notar Kai Philipp Kinscher
z.H. des Datenschutzbeauftragten
Hauptstraße 11
45219 Essen

Tel: +49 2054 870799-0
Fax: +49 2054 870799-9
E-Mail: datenschutz@reitnerkinscher.de

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt:in, Steuerberater:in, Makler:in, Kreditinstitut) erhalte, wie z.B.

  • Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter:innen und sonst von mir Beauftragten.
Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Dienstleister, TK-Anbieter, Notarsoftware-Anbieter, Zustelldienstleister, Webhoster und die NotarNet GmbH.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DSGVO).
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen (Art. 16 DSGVO).
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DSGVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel. +49 211 38424-0, Fax +49 211 38424-999, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

8. Stand und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 01.04.2021. Ich behalte mir vor, die Datenschutzerklärung zu gegebener Zeit zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern und/oder anzupassen.